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Atlas Hotels

Europa

Cómo Atlas Hotels navegó en un entorno de alimentos y bebidas que cambia rápidamente con la tecnología

Europa

Infrasys POS

Grupos regionales

Europa

Área de operación

58

Número de propiedades

7,000

Número de habitaciones

Atlas Hotels, el mayor franquiciado de hoteles Holiday Inn Express en el Reino Unido y Europa, lanzó un curso de desarrollo llamado Evolve para sus gerentes de operaciones durante la pandemia. Dos gerentes de operaciones de clúster de Atlas, Erica Beckwith y Abs Linton, decidieron enfocarse en alimentos y bebidas al identificar nuevas oportunidades para mejorar la eficiencia. Trabajaron con su director comercial y los equipos de TI y datos para identificar sus necesidades, y luego eligieron Infrasys de Shiji como la mejor solución para mejorar la consistencia, las actualizaciones de menús, los controles centrales y la administración.

Soluciones implementadas

Infrasys POS

Reviewpro Reputation

Iceportal Content

Shiji Platform

Daylight PMS

Meridian Experiences

Horizon Distribution

Astral Payments

Twilight Data + AI

Sobre el cliente

Atlas Hotels es el mayor franquiciado de los hoteles Holiday Inn Express en el Reino Unido y Europa. La empresa se remonta a 1996 cuando se formó Somerston Hotels y abrió su primer hotel un año después. Su cartera creció rápidamente y en 2005 se convirtió en el mayor franquiciado europeo de Holiday Inn Express Hotels. En 2014 la empresa se rebautizó como Atlas Hotels y hoy posee y gestiona 58 propiedades con más de 7,000 habitaciones en destinos clave de negocios y ocio en todo el Reino Unido. Hablamos con los Directores de Operaciones de Cluster Erica Beckwith y Abs Linton sobre sus trayectorias hacia el liderazgo de operaciones y cómo han utilizado la tecnología para navegar en un entorno que cambia rápidamente.

El camino hacia el liderazgo en operaciones hoteleras

Abs Linton spent the last 20 years of his career in the hospitality industry, starting at reception and then working his way up through various departments within Atlas to his current leadership role with the company’s full-service properties.

“Siempre supe desde muy joven que trabajar en hotelería era algo que quería hacer con mi carrera”, nos dijo. “Hay una sensación de propósito que obtengo al ayudar y comunicarme con la gente. Hay muchas cosas en esta industria en las que puedes especializarte. Es diversa, enérgica y desafiante”.

Para Abs, la capacidad de especializarse presentó una oportunidad para gestionar las operaciones de alimentos y bebidas. "Siempre he tenido un gran interés en esto, en cómo se relaciona con la tecnología y en cómo podemos hacer las cosas mejor y hacer la vida más fácil a los miembros de nuestro equipo".

Erica Beckwith got started in the hospitality business for similar reasons, first as a hotel receptionist because she liked working with people. From there, her career has included roles as a front office manager, working on the finance team, and as a general manager.

“Siempre le digo a la gente que si trabajas en un hotel de servicio limitado, aprenderás todo sobre la hospitalidad mucho más rápido que si trabajas en un hotel de servicio completo porque no hay un solo departamento en el que trabajar. todo y eso acelera sus conocimientos y habilidades”.

En la actualidad, Erica es gerente de operaciones de clúster y supervisa cuatro hoteles de la cartera de Atlas. Si bien su enfoque siempre ha sido brindar una excelente experiencia a los huéspedes, ahora también está asumiendo una mayor responsabilidad en el cuidado de los empleados, y esto ha sido muy gratificante. "Me encanta ver a las personas tener éxito en sus carreras y ser parte de su ayuda en su viaje".

Aprendiendo a desbloquear la innovación

Durante la pandemia, Atlas lanzó un curso de desarrollo para sus gerentes de operaciones llamado Evolve, que apoyó el trabajo en proyectos que cambiarían la forma de la empresa en los años venideros.

Abs y Erica decidieron centrar sus esfuerzos en alimentos y bebidas debido a su pasión por esta área de la hotelería y su interés compartido en identificar nuevas oportunidades para mejorar la eficiencia. "Siempre tengo curiosidad por saber cómo podemos hacer las cosas mejor y hacer la vida más fácil a los miembros de nuestro equipo", dijo Abs. "Participar en Evolve nos puso en una mentalidad estratégica y sabíamos que había una oportunidad de mejorar tanto la eficiencia como la coherencia".

Desafiado por la tecnología heredada

La experiencia que Abs y Erica habían adquirido al trabajar en operaciones de primera línea y luego liderar equipos de operaciones dejó en claro que algunas cosas los estaban frenando en lo que respecta a su tecnología de alimentos y bebidas.

Menu updates were time-consuming. Any changes required going through a planning process with data and purchasing teams to present a forecast of what they thought the changes would produce for the company. Meetings and data analysis were taking a long time and holding them back from operating at the speed they needed to.

Menu consistency was a challenge. “Our previous system couldn’t make updates centrally. For any menu addition or price change, we had to log onto 50 servers to update each of our 50 hotels individually,” Erica recalled. This process was not only laborious but risked errors. “If someone happened to enter incorrect VAT information at one property, for example, it might go unnoticed for days.”

El hecho de que el portafolio de Atlas esté compuesto por la misma marca significó que la coherencia fuera una parte importante de la experiencia de la marca. "No podemos permitir que alguien pague £5 por su pinta y luego vaya a otro hotel y encuentre otro precio".

La pandemia no hizo más que agravar estos desafíos. Llegaban a acuerdos con proveedores y luego se enteraban en el último momento de que, debido a problemas en la cadena de suministro, un producto ya no estaba disponible. Responder a estas situaciones fue complicado. Tenían que comunicarse con el equipo de datos y el equipo de datos necesitaba cargar el cambio en cada POS individualmente. Con más de 50 hoteles, fue un gran dolor de cabeza.

El equipo de Atlas necesitaba agilidad para navegar en un entorno donde la disponibilidad del producto cambiaba rápidamente y debía implementarse en las propiedades rápidamente.

A final challenge was central controls and management. “We needed to manage users and login information centrally with appropriate permissions - and that wasn’t possible before,” Erica said.

El proceso de búsqueda y selección.

Sabiendo que era necesario un cambio en la tecnología que impulsaba su programa de alimentos y bebidas, Erica y Abs comenzaron a trabajar con su director comercial y sus equipos de datos y TI para identificar sus necesidades y luego comenzaron a buscar la mejor solución del mercado que cumpliera con estos requisitos. .

Infrasys emergió rápidamente como uno de los principales contendientes. Además de satisfacer las necesidades descritas anteriormente, el equipo de Atlas desarrolló confianza en la capacidad de tener una asociación a largo plazo con Shiji.

"Queremos asegurarnos de que nuestros socios sean aptos para el futuro para cualquier cosa que nuestra marca decida hacer, tanto ahora como en el largo plazo", dijo Abs.

El equipo de Atlas decidió seguir adelante y cambiar al punto de venta en la nube de Infrasys.

Incorporación e implementación

Si bien algunos creen que cuando se compra tecnología se puede simplemente accionar un interruptor y obtener los beneficios, los operadores expertos saben que la coordinación es clave para la incorporación y la implementación.

Para Atlas, este proceso fue una asociación entre el equipo de operaciones, los equipos de datos, TI y los proveedores de otras soluciones tecnológicas, como el sistema de administración de propiedades. El equipo de Atlas tuvo varias reuniones previas al lanzamiento con el equipo de Shiji para conocerse e identificar todos los requisitos para una implementación exitosa.

La preparación y colaboración con los administradores de propiedades en los planes del proyecto y la comunicación interna fueron clave. "Ayuda a la coordinación entre nuestros equipos cuando todos podemos operar con una breve lista de verificación para alinear a todos y saber quién hará qué".

Una vez que se completaron y devolvieron las listas de verificación previas a la instalación, un capacitador de Shiji fue de hotel en hotel para activar el producto.

La preparación dio sus frutos. Si bien inicialmente planearon tres días para la instalación, los equipos de Atlas pudieron hacerlo en solo dos días en promedio, incluida la capacitación técnica y respondiendo cualquier pregunta que tuvieran los equipos.

Erica y Abs participaron en las primeras instalaciones, pero no tuvieron que unirse a todas en todo el portafolio. “Como todo iba tan bien, finalmente pudimos permitir que el equipo de Infrasys se pusiera en contacto, realizara las pruebas previas a la instalación y luego realizara la activación sin que tuviéramos que estar allí. Al construir un sistema bien pensado en asociación con Shiji y recopilar todos los datos necesarios, la incorporación se realizó rápidamente en toda la cartera de hoteles”.

Usar el mismo instalador en todos los hoteles de la cartera marcó una gran diferencia. “Es mucho más fácil que la misma persona trabaje en una instalación como ésta en una gran cartera de hoteles. Esa persona puede tomarse el tiempo para comprender y aprender nuestro negocio y tecnología de diferentes sitios y compartirlos con nuestros otros hoteles. Pueden empezar a reconocer patrones en toda la cartera y qué está provocando que sucedan cosas”.

Triunfando a través de la colaboración

Recent research indicates more than 80% of hoteliers have experienced failed implementations. So what makes an implementation successful? The Atlas team believes it’s about the quality of your partners, the working relationship with them, and the time invested in building solutions.

"He notado que Shiji invierte más tiempo y energía en cada detalle de sus implementaciones", dijo Abs. "Todos los viernes nos reunimos para analizar cualquier problema que pueda haber surgido, cómo se resolvió y cómo podemos mejorar juntos".

Otra práctica que han encontrado útil para las implementaciones es reagruparse después de las instalaciones sobre lo aprendido y los ajustes que deben realizarse en el futuro.

Para Atlas, estas cosas han marcado una gran diferencia en comparación con otras plataformas con las que ha trabajado.

Libertad para operar con agilidad

La actualización de su tecnología de alimentos y bebidas ha hecho que el equipo de Atlas sea más eficiente, consistente e innovador. Hoy en día, la implementación de cambios en el menú en todos sus hoteles se realiza con solo hacer clic en un botón. "Me ha quitado mucho dolor y ha hecho la vida mucho más fácil".

Abs compartió un ejemplo de cómo introducir nuevos productos en los bares de su hotel y luego personalizar el menú cuando fuera necesario. Infrasys les permite crear productos y adjuntarlos rápidamente a cada hotel en función de su ubicación y la demografía de sus huéspedes.

"Ahora utilizamos la lógica y los datos para tomar mejores decisiones en lugar de perder tiempo yendo y viniendo con diferentes equipos".

Empoderado para tomar decisiones basadas en datos

Atlas ahora puede tomar verdaderas decisiones basadas en datos. “Puedo iniciar sesión fácilmente en Infrasys y consultar informes sobre qué productos son nuestros más vendidos. Podemos configurar informes diarios para enviarnos a nosotros mismos o a cualquier miembro de nuestro equipo. Antes no teníamos eso”.

Para Erica y Abs, poder comprender qué artículos se venden bien y cuáles se venden mal significa que ahora pueden reasignar el inventario de productos entre hoteles y ajustar los menús para aumentar las ventas y los ingresos generales. También pudieron ejecutar programas de incentivos para las ventas de productos mucho más fácilmente que antes.

"Uno de los valores de nuestra empresa es utilizar datos para tomar decisiones, y hemos agregado un equipo de tecnología y datos para demostrar que nos tomamos esto en serio", señaló Abs.

Esta inversión ha cambiado la cultura de la empresa. Ahora no necesitamos confiar en conjeturas. Disponemos de datos que nos permiten tomar mejores decisiones, hacer más felices a nuestros huéspedes y mantenernos por delante de la competencia. Nuestro trabajo con Shiji permite todo eso.

Hemos visto que nuestra relación de trabajo con Shiji ha sido más productiva e innovadora que otras”.

Hacer que los datos sean fáciles de recopilar y analizar permite una mayor transparencia, que ha sido un enfoque clave para Atlas según Abs. “Poner los datos y los informes a disposición de todos, no sólo de los altos ejecutivos, es la única forma de operar como una empresa verdaderamente basada en datos. Permite que la gerencia junior de varios miembros de nuestro equipo de operaciones obtenga la información que necesitan para hacer mejor su trabajo. Pueden observar las ventas de productos por sí mismos y utilizar esa información para conversar con nosotros sobre formas en que podemos mejorar”.

"Sin Infrasys no podríamos saber con tanta rapidez qué se vendía y qué no; simplemente nos llevó mucho más tiempo obtener los datos que necesitábamos", añadió Erica.

Prevencion de el desperdicio de alimentos

Existen otros beneficios específicos en toda la empresa como resultado del uso de Infrasys, y la prevención del desperdicio de alimentos es un ejemplo. “Prevenir el desperdicio siempre ha sido una prioridad para nosotros en Atlas. Ofrecemos desayuno gratis e Infrasys nos ha permitido registrar qué productos se desperdician”.

Luego, estos datos se consolidan y revisan para comprender las tendencias en toda la empresa. "Ahora podemos decidir qué productos deben descontinuarse porque no resuenan entre nuestros clientes".

Apoyar al nuevo personal con capacitación.

La capacitación de nuevo personal es otro beneficio que Atlas está viendo ahora, y que es especialmente importante ahora que la industria enfrenta una escasez de mano de obra.

El nuevo personal encuentra la interfaz de usuario de Infrasys simple e intuitiva, y la plataforma ahora está configurada con capacitación en la aplicación. Como ejemplo, Atlas creó un proceso de capacitación llamado “Perfect Pour” que brinda orientación sobre la mejor manera de servir una bebida o ciertos alimentos.

"Podemos comunicar instrucciones en la caja de forma visual, y los miembros del equipo que no tienen mucha experiencia pueden crearlas bien de manera consistente".

Empoderado para triunfar

Trabajar en este proyecto ha hecho que Erica y Abs estén entusiasmados con el futuro.

“Hace apenas dos años me convertí en gerente de operaciones de soporte y siento que todavía hay mucho que aprender y hacer”, dijo Erica. "Descubrí que me encanta investigar, analizar e implementar nuevas iniciativas que nos ayuden a seguir mejorando".

Para Abs también se trata de progresión, tanto personalmente como para la organización. "Me encanta desarrollarme a mí mismo y a quienes me rodean y creo que si continuamos tomando decisiones más inteligentes sobre las herramientas y las formas en que operamos, nos ayudará a lograrlo".

Trabajar con Shiji ha hecho que su equipo se entusiasme con la idea de implementar más innovación a escala. "Trabajar con ellos realmente nos ha abierto la puerta a nosotros y a nuestros equipos". Y el tiempo ahorrado con la tecnología les da tiempo para pensar en formas en las que pueden mejorar aún más.

“El mensaje que quiero que escuchen otros hoteleros y jóvenes que ingresan a la industria es que trabajar con grandes socios puede tener un gran impacto. Comenzamos en la primera línea de nuestro negocio y años después podemos trabajar en estos proyectos de alto impacto. Es algo que realmente disfruto y espero seguir haciendo”, dijo Abs.

About

Atlas Hotels

Atlas Hotels es el mayor franquiciado de los hoteles Holiday Inn Express en el Reino Unido y Europa. Fue fundada en 1996 y rebautizada como Atlas Hotels en 2014. En la actualidad, posee y gestiona 58 propiedades con más de 7,000 habitaciones en destinos clave de negocios y ocio en todo el Reino Unido.

Erica Beckwith y Abs Linton, gerentes de operaciones de grupo, llevan en Atlas más de 20 años y han ido ascendiendo por diversos departamentos dentro de Atlas hasta llegar a sus actuales puestos de liderazgo en las propiedades de servicio completo de la empresa.

Sobre Shiji

Shiji Group is a multinational technology company that provides software solutions and services for enterprise companies in the hospitality, food service, retail, and entertainment industries, ranging from hospitality technology platforms, hotel management solutions, food and beverage, and retail systems, payment gateways, data management, online distribution and more.

Fundado en 1998 como proveedor de soluciones de red para hoteles, el Grupo Shiji cuenta hoy con más de 5,000 empleados en 80+ filiales y marcas en más de 31 países, dando servicio a más de 91,000 hoteles, 200,000 restaurantes y 600,000 puntos de venta.

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