Cómo Atlas Hotels navegó en un entorno de alimentos y bebidas que cambia rápidamente con la tecnología

Durante la pandemia, Atlas lanzó un curso de desarrollo para sus gerentes de operaciones llamado Evolve, que apoyó el trabajo en proyectos que cambiarían la forma de la empresa en los años venideros.

Abs y Erica decidieron centrar sus esfuerzos en alimentos y bebidas debido a su pasión por esta área de la hotelería y su interés compartido en identificar nuevas oportunidades para mejorar la eficiencia. "Siempre tengo curiosidad por saber cómo podemos hacer las cosas mejor y hacer la vida más fácil a los miembros de nuestro equipo", dijo Abs. "Participar en Evolve nos puso en una mentalidad estratégica y sabíamos que había una oportunidad de mejorar tanto la eficiencia como la coherencia".

Desafiado por la tecnología heredada

La experiencia que Abs y Erica habían adquirido al trabajar en operaciones de primera línea y luego liderar equipos de operaciones dejó en claro que algunas cosas los estaban frenando en lo que respecta a su tecnología de alimentos y bebidas.

Menu updates were time-consuming. Any changes required going through a planning process with data and purchasing teams to present a forecast of what they thought the changes would produce for the company. Meetings and data analysis were taking a long time and holding them back from operating at the speed they needed to.

Menu consistency was a challenge. “Our previous system couldn’t make updates centrally. For any menu addition or price change, we had to log onto 50 servers to update each of our 50 hotels individually,” Erica recalled. This process was not only laborious but risked errors. “If someone happened to enter incorrect VAT information at one property, for example, it might go unnoticed for days.”

El hecho de que el portafolio de Atlas esté compuesto por la misma marca significó que la coherencia fuera una parte importante de la experiencia de la marca. "No podemos permitir que alguien pague £5 por su pinta y luego vaya a otro hotel y encuentre otro precio".

La pandemia no hizo más que agravar estos desafíos. Llegaban a acuerdos con proveedores y luego se enteraban en el último momento de que, debido a problemas en la cadena de suministro, un producto ya no estaba disponible. Responder a estas situaciones fue complicado. Tenían que comunicarse con el equipo de datos y el equipo de datos necesitaba cargar el cambio en cada POS individualmente. Con más de 50 hoteles, fue un gran dolor de cabeza.

El equipo de Atlas necesitaba agilidad para navegar en un entorno donde la disponibilidad del producto cambiaba rápidamente y debía implementarse en las propiedades rápidamente.

A final challenge was central controls and management. “We needed to manage users and login information centrally with appropriate permissions - and that wasn’t possible before,” Erica said.

El proceso de búsqueda y selección.

Sabiendo que era necesario un cambio en la tecnología que impulsaba su programa de alimentos y bebidas, Erica y Abs comenzaron a trabajar con su director comercial y sus equipos de datos y TI para identificar sus necesidades y luego comenzaron a buscar la mejor solución del mercado que cumpliera con estos requisitos. .

Infrasys emergió rápidamente como uno de los principales contendientes. Además de satisfacer las necesidades descritas anteriormente, el equipo de Atlas desarrolló confianza en la capacidad de tener una asociación a largo plazo con Shiji.

"Queremos asegurarnos de que nuestros socios sean aptos para el futuro para cualquier cosa que nuestra marca decida hacer, tanto ahora como en el largo plazo", dijo Abs.

El equipo de Atlas decidió seguir adelante y cambiar al punto de venta en la nube de Infrasys.

Recent research indicates more than 80% of hoteliers have experienced failed implementations. So what makes an implementation successful? The Atlas team believes it’s about the quality of your partners, the working relationship with them, and the time invested in building solutions.

"He notado que Shiji invierte más tiempo y energía en cada detalle de sus implementaciones", dijo Abs. "Todos los viernes nos reunimos para analizar cualquier problema que pueda haber surgido, cómo se resolvió y cómo podemos mejorar juntos".

Otra práctica que han encontrado útil para las implementaciones es reagruparse después de las instalaciones sobre lo aprendido y los ajustes que deben realizarse en el futuro.

Para Atlas, estas cosas han marcado una gran diferencia en comparación con otras plataformas con las que ha trabajado.

Libertad para operar con agilidad

La actualización de su tecnología de alimentos y bebidas ha hecho que el equipo de Atlas sea más eficiente, consistente e innovador. Hoy en día, la implementación de cambios en el menú en todos sus hoteles se realiza con solo hacer clic en un botón. "Me ha quitado mucho dolor y ha hecho la vida mucho más fácil".

Abs compartió un ejemplo de cómo introducir nuevos productos en los bares de su hotel y luego personalizar el menú cuando fuera necesario. Infrasys les permite crear productos y adjuntarlos rápidamente a cada hotel en función de su ubicación y la demografía de sus huéspedes.

"Ahora utilizamos la lógica y los datos para tomar mejores decisiones en lugar de perder tiempo yendo y viniendo con diferentes equipos".

Empoderado para tomar decisiones basadas en datos

Atlas ahora puede tomar verdaderas decisiones basadas en datos. “Puedo iniciar sesión fácilmente en Infrasys y consultar informes sobre qué productos son nuestros más vendidos. Podemos configurar informes diarios para enviarnos a nosotros mismos o a cualquier miembro de nuestro equipo. Antes no teníamos eso”.

Para Erica y Abs, poder comprender qué artículos se venden bien y cuáles se venden mal significa que ahora pueden reasignar el inventario de productos entre hoteles y ajustar los menús para aumentar las ventas y los ingresos generales. También pudieron ejecutar programas de incentivos para las ventas de productos mucho más fácilmente que antes.

"Uno de los valores de nuestra empresa es utilizar datos para tomar decisiones, y hemos agregado un equipo de tecnología y datos para demostrar que nos tomamos esto en serio", señaló Abs.

Esta inversión ha cambiado la cultura de la empresa. Ahora no necesitamos confiar en conjeturas. Disponemos de datos que nos permiten tomar mejores decisiones, hacer más felices a nuestros huéspedes y mantenernos por delante de la competencia. Nuestro trabajo con Shiji permite todo eso.

Hemos visto que nuestra relación de trabajo con Shiji ha sido más productiva e innovadora que otras”.

Hacer que los datos sean fáciles de recopilar y analizar permite una mayor transparencia, que ha sido un enfoque clave para Atlas según Abs. “Poner los datos y los informes a disposición de todos, no sólo de los altos ejecutivos, es la única forma de operar como una empresa verdaderamente basada en datos. Permite que la gerencia junior de varios miembros de nuestro equipo de operaciones obtenga la información que necesitan para hacer mejor su trabajo. Pueden observar las ventas de productos por sí mismos y utilizar esa información para conversar con nosotros sobre formas en que podemos mejorar”.

"Sin Infrasys no podríamos saber con tanta rapidez qué se vendía y qué no; simplemente nos llevó mucho más tiempo obtener los datos que necesitábamos", añadió Erica.

Prevencion de el desperdicio de alimentos

Existen otros beneficios específicos en toda la empresa como resultado del uso de Infrasys, y la prevención del desperdicio de alimentos es un ejemplo. “Prevenir el desperdicio siempre ha sido una prioridad para nosotros en Atlas. Ofrecemos desayuno gratis e Infrasys nos ha permitido registrar qué productos se desperdician”.

Luego, estos datos se consolidan y revisan para comprender las tendencias en toda la empresa. "Ahora podemos decidir qué productos deben descontinuarse porque no resuenan entre nuestros clientes".