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Sudima Hotels

Asia Pacífico

Sudima Hotels: Utilizando la tecnología para construir una marca hotelera sostenible para la era moderna

Infrasys POS

Reviewpro Reputation

Asia Pacífico

Grupos regionales

Asia Pacífico

Área de operación

7

Número de propiedades

1163

Número de habitaciones

Cuando se enfrentó a los retos de modernizar su infraestructura tecnológica, Sudima Hotels desarrolló un proceso para identificar al socio tecnológico adecuado. A través de este método, eligieron Infrasys Cloud POS y ReviewPro de Shiji. En consecuencia, observaron una mayor eficacia, un aumento de la satisfacción de los clientes y un conocimiento más profundo de sus huéspedes.

Soluciones implementadas

Infrasys POS

Reviewpro Reputation

Iceportal Content

Shiji Platform

Daylight PMS

Meridian Experiences

Horizon Distribution

Astral Payments

Twilight Data + AI

Sobre los clientes

The Sudima Hotels brand has been operating since 2000 in New Zealand, and its unique approach to building and operating hotels has earned them the distinction of having the first Toitū Net Carbon Zero hotels in New Zealand. They have now transitioned to Toitū Carbon Reduce certification, existing hotels operate under this and new hotels will be certified within 2 years of commencing operation once a period of measurement and benchmarking is done. Sudima Hotels works with Shiji Group’s POS solution Infrasys Cloud for food and beverage management and ReviewPro to track guest satisfaction across the hotels. In this case study, we’ll look at the role of technology in helping them operate this brand in a modern way that meets guest expectations, reduces time and stress for staff. We spoke with Sudima Hotels Sam Prakasam, IT Infrastructure Manager, and Alena Novikova, Information & Systems Analyst, about what they learned through the process.

Acerca de Sudima Hotels

Sudima Hotels es una marca hotelera de Nueva Zelanda comprometida con la oferta de hoteles accesibles y respetuosos con el medio ambiente. La marca es propiedad y está dirigida por CEO Sudesh Jhunjhnuwala.

Sudesh comenzó su carrera empresarial en Hong Kong, trabajando para la empresa de diseño y OEM de relojes Sudima Group. En 2001 se trasladó a Nueva Zelanda para ocuparse de la cartera inmobiliaria del grupo. En ese momento, compró el primer hotel del grupo e inició el camino para crear Hind Management y Sudima Hotels.

La marca comenzó como un negocio familiar. A medida que han ido creciendo, han procurado conservar su cultura amistosa y familiar y mantenerse fieles a sus valores.

El enfoque de Sudima Hotels en la sostenibilidad informa todo lo que hacen. "Nuestro objetivo es obtener la certificación Toitū Carbon Reduce en todos nuestros hoteles y aspiramos a que los hoteles existentes y los nuevos, una vez en funcionamiento, sean de residuo neto cero", añadió Sam.

Acerca de Sam Prakasam

Sam se incorporó a Sudima Hotels 6 hace años para supervisar las operaciones informáticas y de infraestructura durante un periodo de rápido crecimiento.

"Fue una curva de aprendizaje para mí porque no estaba familiarizada con ciertas partes de la hostelería. Pero sí venía con una sólida formación en TI y experiencia en infraestructura de operaciones y aplicaciones de redes de múltiples organizaciones", dijo Sam.

"Queríamos establecer marcos estándar de marca y tecnología a escala, y esa oportunidad me entusiasmó".

Acerca de Alena Novikova

Alena Se unió a Sudima Hotels después de la escuela {hospitality management} como parte de su colocación en la industria. Su primer puesto fue en el hotel Sudima del aeropuerto de Auckland, recientemente inaugurado, y a continuación tuvo la oportunidad de trabajar en el equipo de reservas de la empresa.

"Trabajar en la recepción me dio una gran oportunidad de aprender todos los aspectos de las operaciones del hotel desde dentro", recuerda Alena. Tras algún tiempo trabajando en estas funciones, se incorporó al departamento financiero de la oficina de apoyo Sudima Hotels, donde trabajó durante 7 años antes de que su función evolucionara gradualmente hasta convertirse en analista de sistemas de información & Analista de Sistemas.

"Estas experiencias añadidas me permitieron conectar los puntos y construir una imagen completa de cómo funciona el hotel. Participar directamente en la integracion de varios sistemas y software contribuyó mucho a mi comprensión de cómo encaja todo. También ayuda a identificar los factores en juego cada vez que evaluamos una nueva solución o producto, porque somos capaces de prever los impactos potenciales que puede tener en todo nuestro negocio."

Limitado por la tecnología heredada

Sam Alena, y el equipo de Sudima Hotels se enfrentaron a una serie de retos mientras trabajaban para alcanzar el objetivo de una infraestructura moderna que permitiera a la marca escalar.

Necesidad de velocidad

"La gente de hoy no quiere esperar", observó Alena. "Quieren llegar a un hotel, ser atendidos en pocos minutos y dirigirse a su habitación. Quieren resultados instantáneos".

¿Qué crea estas expectativas? "Los huéspedes tienden a crear sus expectativas basándose en experiencias anteriores, ya sea en otros hoteles en los que se alojan o en cafés y restaurantes a los que han ido", afirma Alena. "Y, por supuesto, esperan recibir el mismo nivel de rapidez sin comprometer la calidad del servicio".

Las expectativas también están determinadas por la cultura de Internet, añadió Sam. "La cultura actual de Internet y los medios sociales se ha visto muy mimada por la gratificación instantánea. Esto ha ejercido una gran presión sobre las industrias de servicios como la hostelería porque la gente está acostumbrada a obtener las cosas más rápido. El concepto de espera es casi inexistente. Esperar ya no es una norma sino motivo de queja. En el momento en que esperas, se convierte en una parte negativa de tu estancia. Estamos bajo esta presión constante de cómo mejorar y ofrecer servicios más rápidos para mantenernos a la altura pero sin perder el toque humano."

La espera ya no es una norma, sino motivo de queja. En el momento en que espera, se convierte en una parte negativa de su estancia. Estamos sometidos a esta presión constante de cómo mejorar y ofrecer servicios más rápidos para estar a la altura, pero sin perder el toque humano.

Cambiar las expectativas del personal

Estas expectativas y la "cultura de Internet" no sólo se aplican a los huéspedes, sino también al personal. "La gratificación instantánea nunca existió", nos dijo Sam. "Su mente estaba tranquila y concentrada. Podía estar presente en cualquier situación. Ese nivel de presencia parece raramente posible hoy en día".

Se hizo evidente que la tecnología y los procesos heredados que la empresa utilizaba anteriormente ya no soportarían el ritmo al que la marca necesitaba operar.

Construyendo un proceso para seleccionar al socio tecnológico adecuado

Mientras que Sam y Alena estaban convencidos de que debía producirse un cambio en su tecnología y estaban decididos a llevar a cabo un proceso que les ayudara a seleccionar a los socios adecuados.

"Todos los vendedores a los que nos acercábamos intentaban vendernos el sol y la luna", recuerda Sam.

El equipo recopiló una lista de requisitos para ayudarles a guiar el proceso.

Criterios de compra

El proceso de selección tecnológica de Sudima Hotels estuvo dirigido por una serie de criterios que Sam y Alena sabían que eran vitales para su éxito.

Tecnología basada en la nube

"Desde el principio, sabíamos que no podíamos utilizar un sistema en sitio", afirma Sam.

Queríamos una solución basada en la nube porque hacia allí se dirigía el mundo. Y la tecnología basada en la nube también elimina la responsabilidad de que tengamos que mantener esa infraestructura.

Software de diagnóstico de hardware

Otro objetivo del equipo de Sudima Hotels era maximizar sus opciones de futuro. Desde la perspectiva de Sam, es importante ser agnóstico en cuanto al hardware.

"Odio que me encierren en un dispositivo patentado. Eso permite al proveedor cobrar lo que quiera. Como no hay competencia, tienes que usar ese producto".

Utiliza los cargadores Telsa como ejemplo de ello. "Tienes que ir a una estación de carga Tesla para cargar un Tesla. Eso realmente te bloquea. Así que si te cobran más, tienes que pagar más. Ser agnóstico te da la libertad de elegir el hardware que quieras".

Soporte multipropiedad

"Buscábamos un producto que fuera capaz de gestionar múltiples propiedades dentro de la misma marca", señaló Alena.

"También necesitábamos la capacidad de añadir más hoteles si fuera necesario. El objetivo era una gestión sencilla, un cambio fluido entre las propiedades y la posibilidad de añadir funciones en varios hoteles según fuera necesario".

Garantizar que cada equipo tuviera la oportunidad de revisar las opciones tecnológicas

"Como las experiencias anteriores no fueron ideales, éramos muy escépticos al iniciar esta evaluación", dijo Sam.

"Para asegurarnos de que evaluábamos correctamente a los socios tecnológicos, creamos un equipo que incluía tanto personal operativo como de gestión. Para cada producto que evaluábamos, pasábamos por varias versiones de la demostración. Nos asegurábamos de que los representantes de cada departamento -incluidos los de recepción, limpieza, reservas y finanzas- se sentaban a ver las demostraciones y hacían preguntas relevantes para sus áreas de responsabilidad."

Nos aseguramos de que representantes de todos los departamentos -incluidos los de recepción, limpieza, reservas y finanzas- asistieran a las demostraciones e hicieran preguntas relevantes para sus áreas de responsabilidad.

La decisión de trabajar con Shiji

Tras definir sus objetivos en materia de tecnología y los criterios para elegir socios tecnológicos, Sam y Alena y sus equipos examinaron varias opciones en el mercado y descubrieron que las tecnologías y la cultura de Shiji eran las que mejor se ajustaban a sus objetivos.

Shiji era agnóstico en cuanto al hardware que utilizábamos, ya fueran dispositivos de Apple Android o Windows ", afirmó Sam. "Independientemente de los dispositivos que eligiéramos, los productos de Shiji funcionaban a la perfección. Descubrimos que sus productos tenían interfaces intuitivas, lo que es importante para maximizar la adopción por parte de nuestros equipos.

Otra cosa que atrajo al equipo de Sudima Hotels hacia Shiji fue la compatibilidad real y multipropiedad. "Vimos lo fácil que era añadir características y funcionalidades y cambiar cosas en todos los hoteles de nuestra cartera", mencionó Alena.

Una última razón para trabajar con Shiji fue su respaldo financiero. "La empresa está respaldada por los propietarios de Alibaba, lo que significa que disponían de muchos fondos de I+D para mejorar el producto de cara al futuro. Ésa fue otra de las razones por las que decidimos trabajar con ellos".

Al sentir que sus criterios de compra se cumplían con la tecnología de Shiji Group la marca decidió asociarse con ellos y siguió adelante.

Incorporación con Shiji

"Una vez que decidimos seguir adelante con Shiji, hicimos que uno de sus equipos viniera en sitio y nos ayudara con una formación y un apoyo muy completos sobre todos los cambios que debíamos realizar. Esto nos dio mucha confianza a la hora de utilizar sus sistemas e instalarlos en nuestro hardware", afirma Alena.

"Formamos un pequeño equipo operativo desde nuestra oficina central y nos aseguramos de que entendían cómo funcionaría todo y lo que tenían que hacer", añadió Sam.

Las ventajas de trabajar hoy con Shiji

Hoy en día Sam, Alena, y el equipo de Sudima Hotels se están dando cuenta de la gran variedad de beneficios de trabajar con Shiji.

Movilidad

"Antes, estábamos limitados por nuestro hardware y no éramos tan móviles. Hoy, la calidad de nuestro servicio ha mejorado drásticamente, ya que ahora podemos llevar un iPad directamente a la mesa, hacer un pedido y enviarlo a la cocina en cuestión de minutos", compartió Alena.

Menos errores

La gestión digital de los pedidos también reduce los errores. "Los beneficios de esto no son sólo cuantitativos, sino también cualitativos. Como reducimos los riesgos potenciales de que se pierdan cheques y de que el pedido equivocado vaya a la mesa equivocada, nuestras operaciones son mucho más precisas y exactas. También podemos aceptar los pagos en la mesa. El proceso de pedido se ha vuelto más rápido, más eficiente y más fácil de seguir para nuestros clientes."

Menos estrés y mayor satisfacción para el personal

Menos errores también significan que el personal de Sudima Hotels está menos frustrado y tiene menos estrés.

"Toda la interfaz de nuestra tecnología impulsada por Shiji es realmente fácil de usar. Los comentarios que estamos recibiendo de nuestro equipo son muy positivos. También ha ayudado a mejorar su confianza y a reducir los niveles de estrés", compartió Alena.

Mejora de la eficacia

No sólo bajan los niveles de estrés, sino que aumenta la eficiencia. "Con nuestro sistema digital de pedidos, la persona que toma el pedido no tiene que volver a la cocina y compartir el pedido con nuestro personal. Todo se transfiere instantáneamente a la cocina y aparece en su pantalla, lo que ahorra mucho tiempo y crea muchas eficiencias operativas."

Sam y Alena calculan que todo este proceso ahorra entre 5 y 7 minutos por pedido.

"Esto marca una gran diferencia, sobre todo en los días ajetreados, cuando hay mucha gente y nuestros restaurantes se llenan. Nuestro personal puede dedicar menos tiempo a correr de un lado para otro y más a atender al cliente, preparar la comida y presentar los platos", afirma Sam.

Mejor interacción con los huéspedes

Este ahorro de tiempo también provoca mejores interacciones con los huéspedes. "El tiempo ahorrado en registrar los pedidos nos ha brindado la oportunidad de pasar más tiempo interactuando con nuestros huéspedes".

Las operaciones digitalizadas proporcionan más datos

Debido a que la empresa ha digitalizado más áreas de sus operaciones, están en posición de aprender de los datos que están recopilando y comprender dónde hay que hacer cambios para mejorar la experiencia de los empleados.

"Nos proporciona muchos más datos en la parte de gestión para comprender las tendencias e identificar las cosas que podemos hacer para mejorar la satisfacción de los huéspedes y centrarnos en las cosas prácticas que podemos hacer para facilitar las cosas a nuestro personal".

Sistemas integrados

Integration between Shiji’s technologies and other hotel technologies has been a key part of fulfilling the goal of flexibility and scaling growth. For example, Sudima Hotels has integrated Shiji into its payment gateway solution, Adyen.

"Ha facilitado mucho el balance al final del día y ha ahorrado mucho tiempo a nuestro equipo conciliando pagos", afirma Alena. "Antes, casi tenían que actuar como investigadores, averiguando qué tipo de tarjeta iba a utilizar el huésped. En función de la tarjeta presentada, había que registrarla en el sistema para respaldar las necesidades de informes financieros del servidor. Pero ahora la interfaz les permite no tener que preocuparse por la gestión de las tarjetas. Sólo tienen que pulsar un botón y el sistema determina cómo asignar los pagos, cobra al huésped y cierra el cheque inmediatamente. Lo mismo ocurre con los reembolsos u otras transacciones. El nuevo proceso nos está valiendo muchos comentarios positivos de nuestros equipos".

Conocimiento más profundo de los huéspedes

La digitalización de las operaciones y la recopilación de más datos también proporcionan a Sudima Hotels un conocimiento más profundo de sus huéspedes.

"Podemos ver mejor que nunca lo que hay que hacer para mejorar el servicio en nuestros hoteles y en nuestros restaurantes y cafeterías", afirmó Sam. "Es un beneficio realmente importante además de las eficiencias que reconocemos con la tecnología".

ReviewPro de Shiji, también ofrece mucha información sobre los huéspedes que el equipo puede utilizar. "Todavía estamos en las primeras fases de la utilización de estos datos, pero estamos empezando a ver las tendencias de los diferentes segmentos de nuestros huéspedes y a aprender cómo podemos atender mejor a cada grupo".

Continuamente avanzando en la sostenibilidad

La sostenibilidad está en el núcleo de la marca Sudima Hotels y la digitalización de las operaciones también les ha permitido reducir el consumo de papel, compartió Sam.

"Las tecnologías Shiji nos han permitido prescindir del papel. Podemos llevar nuestros dispositivos a los huéspedes, donde colocan la señal de pedido y realizan todas las transacciones. Si tuviera que cuantificar el ahorro de papel, sé que hemos dejado de pedir cuadernillos de pedidos por completo. Antes utilizábamos 20 cuadernillos al mes por hotel, y eso era bastante papel".

Construyendo para un futuro con menos residuos

Sam, Alena, y sus equipos siguen pensando en cómo pueden construir para un futuro con menos residuos. El primer paso fue digitalizar las operaciones. "La digitalización de las operaciones permite a nuestros chefs cuantificar el consumo con mayor precisión y averiguar cuánto utilizamos por plato. Nuestro objetivo es reducir el desperdicio de alimentos y, al obtener una tecnología más integrada, podemos hacer un mejor seguimiento de la demanda y la oferta."

"Queremos llegar a hacer más previsiones, para que nuestros pedidos sean más precisos. Los movimientos que hemos hecho hasta ahora nos han puesto en ese camino".

Preparados para una mayor transformación digital

Los cambios que han realizado han colocado a Sudima Hotels en una posición en la que puede beneficiarse de la futura digitalización.

"Este año hemos empezado a planificar la siguiente fase de nuestro crecimiento y cómo la tecnología nos ayudará a seguir innovando y a servir mejor a nuestros clientes", afirmó Alena.

Sam está de acuerdo. "Estamos empezando a ver los beneficios reales de la transformación digital en nuestro negocio".

About

Sudima Hotels

Sudima Hotels, una marca hotelera con sede en Nueva Zelanda desde 2000, se dedica a ofrecer alojamientos ecológicos y accesibles. Como única cadena hotelera con certificación carbon Zero del país, Sudima está comprometida con la sostenibilidad, esforzándose por alcanzar la neutralidad en carbono y la reducción de plásticos.

Bajo la dirección de su consejero delegado, Sudesh Jhunjhnuwala, la marca colabora con Infrasys y ReviewPro de Shiji Grouppara una gestión eficaz de F&B y un seguimiento de la satisfacción de los huéspedes. Con una cultura centrada en la familia e impulsada por los valores, Sudima Hotels da prioridad a la responsabilidad medioambiental y a la experiencia de los huéspedes.

Sobre Shiji

Shiji Group is a multinational technology company that provides software solutions and services for enterprise companies in the hospitality, food service, retail, and entertainment industries, ranging from hospitality technology platforms, hotel management solutions, food and beverage, and retail systems, payment gateways, data management, online distribution and more.

Fundado en 1998 como proveedor de soluciones de red para hoteles, el Grupo Shiji cuenta hoy con más de 5,000 empleados en 80+ filiales y marcas en más de 31 países, dando servicio a más de 91,000 hoteles, 200,000 restaurantes y 600,000 puntos de venta.

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